2024 június 24

A minőségi dokumentum menedzsment a megfelelő cégműködés alapja

Bizonyos feladatokat az üzleti életben minden nap el kell végezni. Ezek közé tartozik az adminisztráció is, ahol számtalan dokumentumot kell kezelni a hétköznapokban. A gyakorlatban a cégek többsége hatalmas erőforrásokat fordít erre a feladatkörre, pedig ma már hatékony módszerek is a rendelkezésünkre állnak.

Egy megoldás, ami már számtalan helyzetben bizonyított

Már mindenki volt olyan helyzetben, hogy sürgősen szükség volt egy fontos dokumentumra, de azt hosszú percekbe került megtalálni. Senki nem tudta pontosan megmondani, hogy mégis hol keressük. Ezt a helyzetet is segít megelőzni a Thalassys dokumentum menedzsment szolgáltatása, amit kis- és nagyvállalatok is igénybe vehetnek. 

A használatával rengeteg időt és erőforrást lehet megspórolni, amit aztán teljesen más feladatokra lehet átcsoportosítani. Ezzel az egész vállalat működése hatékonyabb lesz.

Itt lép képbe az ECM, ami a vállalati tartalomkezelő rendszert jelenti. Ez ma már nem maradhat ki egyetlen cég működéséből sem, függetlenül a mérettől és a bevételtől. Az adminisztráció mindenki számára kihívást jelent, ezért fontos, hogy mindig az elérhető legmodernebb megoldást alkalmazzuk a gyakorlatban.

Ezek közé tartozik például a német fejlesztésű, nagy teljesítményű tartalomkezelő rendszer is, az ELO. Az elődjét már 1996-ban kifejlesztették, azóta jelen van a piacon, és az egyik leghatékonyabb, legnépszerűbb szolgáltatásnak számít. Digitális archiválás, munkafolyamatok vezérlése, elektronikus dokumentumkezelés és teljes csoportmunka támogatása – ez mind elérhető a segítségével, ami rövid időn belül hatékonyabbá teszi az egész vállalat működését.

Nem csupán egy egyszerű adminisztrációs segédről beszélünk

Az ELO ennél sokkal többet tud nyújtani. Leegyszerűsíti, hatékonyabbá teszi a folyamatokat, valamint visszajelzést is képes adni az egyes feladatokról az elemző eszközöknek köszönhetően. Ezzel értékelhetjük a projekteket, a végrehajtást, láthatjuk, hogy hol kell esetleg közbelépni vagy éppen finomítani az eljáráson.

Található a rendszerben digitalizált bejövő posta, digitális személyzeti akta, szerződés- és számlakezelés, E-akta, valamint munkaerő-felvétel és továbbképzés menedzsment is.

Ne bízzuk a véletlenre az adminisztrációt!

A megfelelő dokumentum menedzsment a hatékony vállalat egyik sarokköve. A piaci tapasztalatok is azt mutatják, hogy minél később kezd el valaki ideális vállalati tartalomkezelő rendszert használni, annál jobban lemarad a versenytársaihoz képest, akik már rendszeresen alkalmazzák ezt a lehetőséget.

Az ECM lehetővé teszi az automatizált folyamatokat, amivel rengeteg erőforrás felszabadul, a megspórolt időről nem is beszélve. A költségeket is csökkenthetjük, és rövid és hosszú távon a bevétel is növekedni fog. Az elemzések pedig pontos képet adnak arról, hogy milyen irányba halad a vállalat.