Saját vállalkozást vezetni nem könnyű: a napi feladatok koordinálása és ellenőrzése, a futó projektek szemmel tartása, az alkalmazottak egyéni haladásának és fejlődésének figyelése, valamint az ügyfelek/vásárlók igényeinek kielégítése nem kis feladat, és akkor az átlátható pénzügyekről, a bevételek és kiadások közötti biztonságos egyensúlyozásról még szó sem esett.
Szerencsére a technika fejlődése már az élet ezen részén felmerülő problémákra is talált megoldást, vagy legalábbis segítséget.
Nézzük, milyen alkalmazásokkal támogathatjuk meg vezetői képességeinket!
[extracode type=”ad” id=”in_post”]
Mindennek az alapja a kommunikáció
Mielőtt bármilyen munkafolyamatba belekezdenénk, elsőként a munkatársak között információáramlásnak kell átláthatónak és könnyen visszakereshetőnek lennie. Ha szeretnénk megkönnyíteni cégünk belső kommunikációját, próbáljuk ki a Slack-et!
Az asztali gépen és okoseszközökön egyaránt használható alkalmazással egyszerűen oszthatunk meg egymás között üzeneteket, képeket és dokumentumokat az adott témakör részére létrehozott csatornán keresztül. Így minden fontos és hasznos információ egy helyen marad, a keresőfunkció segítségével pedig könnyen megtaláljuk a régebbi feladatok részleteit is.
Minden nagyobb projekt részére új beszélgetést hozhatunk létre a kompetens személyek hozzáadásával, így könnyen követhetővé válik minden.
Ha pedig nagy konferenciabeszélgetéseket szervezünk, a legegyszerűbb megoldás a Skype for Business. A videochat program üzleti verziójával lehetőségünk nyílik akár 250 fős értekezletek lebonyolítására is. A szoftver emellett együttműködik az Office csomaggal: ütemezhetjük a Skype-értekezleteket Outlookban, vagy akár a PowerPoint alkalmazásból is kezdeményezhetünk hívást, ha a prezentáció készítése/megtekintése közben kérdésünk merülne fel.
Projektmenedzsment – hogy jól haladjanak a dolgok
A feladatok és projektek menedzselésére napjainkban már számtalan program nyújt segítő kezet. Ilyen például a magyar fejleszésű JustDoo is.
Az alkalmazás a Reggeli Tervezés módszertanán alapul, ami annyit tesz, hogy minden munkanap elején feladataink átgondolására, csoportosítására, rangsorolására és ütemezésére ösztönöz minket.
A fő projekthez hozzáadhatjuk a részfeladatokat, megszabhatjuk a határidőket, majd kioszthatjuk a teendőket a csapattagok között. Így könnyen figyelemmel kísérheti az egész team a projekt haladását.
Hasonlóan hasznos lehet a munkaszervezés megkönnyítésére kifejlesztett Asana is, amely kimondottan a kisebb vállalkozásokat célozza meg. Használata 15 főig ingyenes. A Basecamp pedig lehetővé teszi, hogy egyes projekteken akár az egész csapat egyszerre dolgozhasson.
Legyünk mindig képben!
Az idő pénz. Ha pedig tudjuk is, hogy mire mennyi idő megy el: felbecsülhetetlen. Természetesen már olyan app-ok is léteznek, amelyekkel nyomon követhetjük, hogy alkalmazottaink aktuálisan milyen feladatokon dolgoznak, és ez mennyi időt visz el.
A Toogl egy nagyon egyszerűen használható munkamenet-mérő alkalmazás, amelynek segítségével projekt egyes részfeladataival eltöltött munkaórákról kaphatunk képet. Ha órabérben dolgoznak alkalmazottaink, akkor mindenképpen jól jön, és könnyebben feltérképezhetjük az egyes teendők valós időigényét is.
A program használata azonban a dolgozók teljesítményét is növelheti, ugyanis motiválóan hathat, ha tudják, hogy mennyi idő alatt kellene elvégezniük egy feladatot, és a visszaszámláló alapján felmérhetik, hogy éppen hol tartanak.
Szállító vagy fuvarozó cégeknél szinte elengedhetetlen a Mycartracks mobiltelefon-alapú nyomkövető rendszer, ennek segítségével ugyanis könnyedén ellenőrizhető a céges flotta.
A sorőrök telefonjára letöltött applikációnak köszönhetően visszamenőleg és valós időben láthatjuk a járművek helyzetét és a megtett kilométereket. Az útvonalak és a megtételükhöz szükséges idő elemzésével optimalizálhatjuk költségeinket is.
Dokumentáció és adminisztráció, akár út közben is
Ha gyakran előfordult már, hogy egész nap csak rohangáltunk az irodától a könyvelőig, a hivatalos papíroktól a céges dokumentumokig, akkor mindenképpen töltsük le a CamSanner-t.
Ez követően már csak le kell fényképeznünk a szükséges számlát vagy szerződést, a program elvégzi magától a többit: automatikusan körbevágja a fotót, majd egy jól olvasható digitális verzióvá alakítja. Az alkalmazás egy további funkciójával a pdf-eket akár szerkeszthetjük is. Nekünk már csak a megfelelő címre való továbbítással kell foglalkoznunk.
Az üzletben is elengedhetelen az átláthatóság
Pénzügyeink áttekintésében nagy hasznunkra lehet a Dollarbird. Hasonlóan működik, mint bármelyik költségvetés-kezelő applikáció: kiadásainkat kategóriák segítségével rendszerezhetjük, és beállíthatjuk a rendelkezésre álló keretet is.
Az applikáció naptárában egyszerűen felügyelhetjük az egyenleg változása, a napi és a havi kiadásokat, valamint értesítéseket kérhetünk a határidős befizetésekről.
Szintén aranyat érhet az Expensify nevű applikáció is. Képes a telefon fényképezőjén keresztül beolvasni a számlákat és a blokkokat, majd az így bevitt adatokat rendszerezni.
