Ez pedig elképzelhetetlen egy olyan jól működő felhőrendszer nélkül, amin keresztül minden információ és dokumentum pillanatok alatt elérhető és amin az éppen futó projektek és a munkatársak feladatainak státusza is egyszerűen lekövethető. A felhőre való átállást azonban számos hazai KKV a mai napig halogatja, pedig a szakértő szerint a csendesebb nyári időszak ideális alkalom lehet a digitalizációs fejlesztésekre.

„Ellentmondásnak tűnhet, de sokkal nagyobb szabadságot élvez az a vezető, aki digitálisan él és bárhonnan tud dolgozni, hisz így akár külföldről is pár perc alatt megoldhatja a sürgős eseteket anélkül, hogy hosszabb telefonokba vagy e-mailezésekbe bonyolódna. Ez pedig hatalmas érték lehet a vezetők számára, akik így a pihenésüket is nyugodtabban tölthetik, hisz tudják, minden eszközük és információjuk megvan ahhoz, hogy szükség esetén intézkedjenek.” –  fejtette ki Juhász Viktor a felhőmegoldásokkal foglalkozó iSolutions ügyvezetője.

A cégnek akkor is működnie kell, mikor a munkatársak szabadságon vannak

A nyári hónapok a legtöbb vállalatnál egy csendesebb időszak, amikor a vezetők és a cég munkatársai is nyaralni mennek. Ilyenkor nehezebbé válik az együttműködés, hosszabbodnak a várakozási idők és részben, sőt sok esetben teljesen leállnak a projektek. Mivel a vállalatoknak alapvető érdekük, hogy ebben az időszakban is termeljenek, a vezetők gyakran találhatják magukat nehéz helyzetben, mikor a szabadságon lévő kollégák helyett nekik kell megoldaniuk a sürgős feladatokat, vagy kritikus helyzeteket.

„Nagyon sok cég életében a június, július, augusztus a leállás időszaka, mert a vezetők megszokták, hogy ilyenkor nagyon nehéz a munkatársakkal együttműködni, nem lehet közös megbeszéléseket szervezni, körülményes információhoz jutni. Azonban adódhatnak olyan helyzetek, amik ilyenkor sem tűrnek halasztást. Ideális esetben a cégnek kell, hogy legyen egy olyan rendszere, ahonnan mindenki számára elérhetőek a vállalat fontos adatai anélkül, hogy a szabadságon lévő munkatársakat meg kéne zavarni a megérdemelt pihenésükben” – érvelt a felhőrendszerek mellett Juhász Viktor.

Ha a vezető távol van, a kollégák is lazábbra veszik a munkavégzést

Nyáron a szabadságolások miatt a legtöbb vállalat eleve csökkentett létszámmal működik, a munka lelassulását pedig tetézi, hogy a legtöbb esetben a vezető távollétében az irodában lévő kollégák munkatempója is csökken. Ez számos esetben azt eredményezi, hogy a vállalat vezetője egyszerűen nem mer szabadságra menni ebben az időszakban és inkább bent ül az irodában, hogy ellenőrizze a csapatát. Ez azonban senkinek nem jó megoldás, hisz mindkét oldalról frusztrációt eredményezhet, ami hosszútávon bizalmatlansághoz vezet. Egy jól működő felhő rendszerrel a dolgozók munkavégzése távolról is követhető, anélkül, hogy a kollégák azt éreznék, a főnökük a nyomukban lohol, ez pedig sokkal nagyobb szabadságot ad a vezetőnek is. Nem beszélve arról, hogy hosszútávon a munkatársak is szabadabbnak fogják érezni magukat annak köszönhetően, hogy nincsenek folyamatosan szóban vagy írásban számon kérve az elvégzett feladataikról.

Mit érdemes figyelembe venniük a vezetőknek a felhőre való átállás előtt?

A szakértő szerint a felhőre való átállás előtt sok esetben az egyik legfontosabb lépést hagyják ki a vezetők, ami a „TCO”, azaz a rendszer teljes birtoklási költségének mérlegelése. Ez a lépés abból áll, hogy meg kell tervezni a vállalat életét egy hagyományos és egy felhő rendszerben az eredményeket pedig össze kell vetni egymással. Ennél a tervezésnél általában a legfontosabb kérdések, hogy mennyibe kerül maga a rendszer? Mennyibe kerül a rendszer üzemeltetése? Mennyibe kerülnek az azt üzemeltető munkatársak? Az eredményeket érdemes négy-öt évre vetítve nézni, a végső döntést pedig a számok tükrében kell meghozni. A szakértő azt is elárulta, hogy mindig lesznek olyan cégek, akiknek jobban megéri saját szervereket venni, vagy bérelni és azokat belső rendszergazdákkal üzemeltetni, ám egy átlagos hazai KKV számára a felhőrendszer egy jóval praktikusabb és költséghatékonyabb megoldás lehet. „A felhőrendszerek sokkal olcsóbbak a saját szervereknél, cserébe többet kell hozzá tanulni és edukálni kell a munkatársakat, ami szintén pénzbe kerül. Ilyen és ehhez hasonló szempontokat is végig kell járni a TCO-nál. Talán az a legfontosabb, hogy a cégvezető keressen egy olyan szolgáltatót, aki ezt érti és akivel végig tud menni ezeken a kérdéseken. Ideális esetben ezt kérni se kell, maga a szolgáltató ajánlja fel.” – vélekedett Juhász Viktor.

5 nyomós érv cégvezetőknek a digitalizáció mellett

Szabadság! – és nem csak nyáron – Nincs annál felszabadítóbb érzés egy cégvezető számára, mikor tudja, nem adódhat olyan helyzet, ami miatt autóba kell pattannia és azonnal bemennie az irodába, hisz megvannak a hatékony eszközei ahhoz, hogy távolról is megoldjon mindent. Így legyen a horvát tengerparton, vagy a Kopaszi-gáton a telefonjáról, vagy tabletjéről egyszerűen intézkedhet a céges ügyekkel kapcsolatban.

Nincs többé mókuskerék! – A legtöbb vezető úgy gondolja, csak akkor dolgoznak a munkatársak, ha ő is bent van az irodában. Ennek következtében a munkatársak is megszokják, hogy valóban csak a főnök jelenlétében dolgozzanak. Egy jól működő felhős rendszer azonban a távoli ellenőrzés segítségével biztosítani tudja a munkafolyamatok olajozott menetét a vezető távollétében is, így segít kiutat találni a mókuskerékből.

Átlátható munkafolyamatok – A vezető és a munkatársak érdeke is, hogy a vállalat munkafolyamatai tiszták és átláthatóak legyenek. Egy hatékony felhő rendszerben a munkatársak számonkérése nélkül követhetők a napi feladatok, így a csúsztatások és félreértések is könnyen elkerülhetők. A felhőben lévő feladatkezelő rendszerek ráadásul rengeteg riportálással töltött időt is megspórolnak a munkatársaknak.

Minden eszköz egy helyen – A felhőrendszerek egyik legnagyobb előnye, hogy rengeteg szolgáltatást kínálnak egy helyen, így szinte bármilyen üzleti problémára komplex megoldást jelentenek. Az alkalmazások végtelen lehetőségét a felhő ráadásul rendkívül olcsón biztosítja.

Költséghatékony megoldás – A legtöbb felhőszolgáltatásnak havi fix költsége van, így nagyon egyszerű vele számolni, ez az összeg ráadásul töredéke a saját szerver, vagy a szerverbérlés és üzemeltetés költségének. A felhőrendszer ráadásul rugalmasan skálázható, így a vállalatnak csak azért kell fizetnie, amit valóban használ belőle, így a cég egyik legjobb befektetése lehet.

„Egy cégvezető számára az jelenti az igazi szabadságot, hogy lehet bárhol, elmehet külföldre, nyaralhat a családdal, vagy akár ülhet otthon is, ha szeretne, mert mindenhonnan látja és eléri azokat az adatokat, amik kellenek ahhoz, hogy szükség esetén beavatkozzon a céges rendszerbe. Ez a határtalan szabadság pedig hosszútávon egy rendkívül jó dolog.” – zárta Juhász Viktor a felhőmegoldásokkal foglalkozó iSolutions ügyvezetője.