A koronavírus-járvány és a távoli munkavégzés óriási lökést adott az üzleti folyamatok digitalizációjának. Bár az alkalmazott technológiák számos üzleti előnyt hoztak, a dokumentumok kezelésére és digitalizációjára szakosodott Iron Mountain friss kutatása szerint a gyors digitális transzformáció a pandémiás időszak után hasonló tempóban szorulhat vissza, és a piaci szereplők visszatérhetnek a korában megszokott analóg módszerekhez.

Bár az üzleti folyamatok digitalizálása jelentősen növelheti a vállalatok működési hatékonyságát, az átállás kezdeti, vélt vagy valós nehézségei miatt gyakran alacsony prioritást kapott, vagy teljesen lekerült a napirendről. A koronavírus-járvány alapvető változást hozott ebben a szemléletben: a vállalatok túlélésében kritikus kérdéssé váltak a távoli irányítású folyamatok. Olyannyira sürgős transzformációra volt szükség, hogy korábban soha nem látott sebességgel jelentek meg az új digitális megoldások. Ennek részeként digitális síkra terelődött számos, korábban papíron zajló folyamat is.

20% időmegtakarítás, 12%-os költségcsökkenés

Az Iron Mountain ezer, adatmenedzsmentért felelős IT szakértő részvételével elvégzett kutatásából kiderült: a két leginkább digitalizált terület a lezárások alatt az IT ügyfélszolgálat (49%) és az ügyfélkapcsolati menedzsment (36%) volt. Bár a digitalizációs megoldásokat a pandémia alatt és után még csak viszonylag rövid ideje használták, a válaszadók máris látványos eredményekről számoltak be:

• a produktivitás növekedését 27 százalék,
• az új megoldások használatával megtakarított időt 20 százalék,
• az adatok minőségének javulását 13 százalék,
• a költségcsökkenést 12 százalék említette.

Egy lépés előre, egy lépés hátra?

A válaszok egyértelműen mutatják, hogy amikor a cégeknek korábban nem látott akadályokkal kell megküzdeniük, a digitális átállás nélkülözhetetlen eszköz az alkalmazkodásban, és ekkor gyorsan lépnek. A kutatás eredményei ugyanakkor arra is fényt derítettek, hogy a lendület az egészségügyi vészhelyzet feloldását követően fékeződhet, sőt, az elért eredmények is veszélybe kerülhetnek. Ha a munkatársak nem érzik, hogy a digitális megoldások lezárás nélkül is növelik a munka hatékonyságát, fennáll a veszély, hogy inkább visszatérnek az analóg, gyakran papíralapú folyamatokhoz. Az Iron Montain szakértői az új megoldások pandémia utáni használatáról is megkérdezték a résztvevőket, és a válaszadók 57 százaléka adott hangot azon aggodalmának, hogy cége vissza fog térni a járvány előtti analóg, alacsony hatékonyságú, kevésbé digitalizált megoldásokhoz.

A gyors megoldások átka

Miért engedi egy vállalat, hogy ez megtörténhessen? Ennek egyik magyarázata a felmérés készítői szerint a COVID miatt limitált digitalizációs határidőben rejlik. „A járvány megjelenésekor rengeteg stressz érte a vezetőket, nyomás alatt hoztak gyors döntéseket a cég működőképessége fenntartása érdekében. Ilyen helyzetben szinte elkerülhetetlen a gyors, könnyen elérhető megoldások kiválasztása ahelyett, hogy a hosszú távú eredményességet tartsák szem előtt, ez pedig sokakban felvetheti, hogy biztosan jó döntést hoztak-e, nem lenne-e érdemes mégis inkább a régi úton járni” – mutat rá Nagy Rita, az analóg és digitális információkezelési szolgáltatások területén piacvezető Iron Mountain Magyarország Kft. ügyvezetője.

A szakember hozzátette: „Hasonló hatása volt annak is, hogy a vezetőség sok cégnél a lehető leggyorsabban COVID-biztossá szerette volna tenni a vállalatot, hiszen az emberek egészségének megóvása volt az elsődleges szempont. Nem mindig volt idő teljesen végig gondolni, hogy a gyors változtatások a cég különböző divízióit miként érinthetik hosszabb távon, így gyakran az egyes részlegeken más platformokat kezdtek használni, nem volt egység. Ez megnehezítette az integrációt, a közös munkát és a hosszútávú működés során számos problémát okozhat. Jellemző az is, hogy az adott cég igényeire szabott megoldások helyett gyakran „dobozos” megoldásokat, kész termékeket vásároltak, amelyekkel hosszú távon nehezebb dolgozni. Ezeket a helyzeteket lehet és kell is orvosolni. A digitális visszalépés nem lehet opció egyetlen vállalat számára sem.”

A megoldást: komplex digitalizációs stratégia és igazi partner

A Gartner felmérései szerint a cégek 82 százaléka hosszú távon is át fog állni egy olyan működési modellre, ami engedi a távoli munkavégzést a munkaidő legalább felében, így a papíralapú tároláshoz, analóg módszerekhez, és fizikai hozzáférésekhez való visszatérés nem lenne sem logikus, sem praktikus. A versenyképesség fenntartásához szintén elengedhetetlen, hogy a cég képes legyen alkalmazkodni a változásokhoz, ezt pedig könnyebben és rugalmasabban lehet megtenni digitalizált környezetben. A járványhelyzet tapasztalataiból tanulva a cégvezetőknek érdemes jobban felkészíteni vállalatukat, hogy a jövőbeni esetleges krízisek esetén olyan új megoldásokkal adhassanak válaszokat, amelyek egyszerűbbé, fenntarthatóbbá, olcsóbbá teszik a folyamatokat.

„Ahhoz, hogy a választott módszerek hosszú távon is eredményeket hozzanak, komplex és egységes digitalizációs megoldásra kell törekedni. Termesztésen minden vállalatnak egyedi transzformációs stratégiára van szüksége, de a szigetszerű, a cég egészére nehezen kiterjeszthető megoldások később komplikációt, gondot és extra költséget eredményeznek. Fontos, hogy a választott megoldás egységesíthető, de egyéni igényekre szabható módon kerüljön bevezetésre és az is, hogy a megoldást szállító partnerként, konzultánsként működjön együtt az ügyféllel és ne kizárólag az eladó szerepét töltse be az együttműködés során” – mutatott rá Nagy Rita.