A digitalizáció korában már alig van olyan terület, ahol ne kezdődött volna meg az átállás. A home office térnyerésével ráadásul a folyamatok egyre inkább automatizálódnak, és olyan eszközök használatát segítik elő, amelyekkel a munkavégzés is gyorsabb, hatékonyabb. A papírmentes iroda már nem csak távoli jövőkép – az alábbi cikkben bemutatjuk, hogyan érdemes online irodát kialakítani!

Hogyan lesz egy iroda papírmentes?

Csökkentsük vagy szüntessük meg a nyomtatott papír használatát!

A papír csökkentése egy irodában egyrészről fenntarthatósági célokat szolgál, másrészről a költséghatékonyságot növeli. Számtalan olyan folyamat zajlik az irodai ügyintézésben, amelyek ma már elektronikus úton is végezhetők. A dokumentumok többsége ugyanis elektronikusan is használható! Az e-dokumentum a papíralapú anyagokat tudja kiváltani, és ugyanolyan módon szerkeszthető, alakítható, mint nyomtatott formában. Ideális megoldás a költségcsökkentésre, hisz nem kell kinyomtatni, és bárhonnan elérhető. Emellett már elektronikus úton aláírást is készíthetünk, így a nyomtatás teljes egészében elhagyható mozzanattá válik. A FlintSign például rendkívül kedvező áron és hosszú távra kínálja az e-aláírást, amelyek mellé egy teljes e-dokumentumtárat is kapunk.

Használjunk felhőalapú szolgáltatásokat, alkalmazásokat!

Az online teret ugyanúgy megtölthetjük mappákkal, mint az irodánkat, viszont sokkal egyszerűbben kezelhető. Több lehetőségünk is van a felhőalapú szolgáltatásokat tekintve, így minden cég ki tudja választani azt a verziót, amiben a leghatékonyabban tudja a munkafolyamatokat végezni. Ezek a szoftverek e-dokumentumok tárolására, szerkesztésére, levelek kezelésére, iktatásra, bérszámfejtésre is használhatók – hogy csak néhány példát említsünk.

Vezessünk be home office-napokat vagy teljes távmunkát!

Tévedés, hogy a munkát csak irodában lehet elvégezni. Egyre több szervezet adja meg a lehetőséget a hibrid munkavégzésre, amellyel a dolgozók produktivitását és motivációját is növelik. A munka-magánélet egyensúly biztosítása minden munkáltató egyik elsődleges feladata. A feljebb említett opciókkal pedig ugyanolyan módon elérhetők az anyagok, mint az irodából. Természetesen arra figyelni kell, hogy csak a dolgozó férjen hozzá a dokumentumokhoz, ezért érdemes céges laptopot és megfelelő digitális védelmet biztosítani számukra.

Nyomtatás helyett feltöltés

Az e-dokumentumok használatával a szervezetek sokat tehetnek a fenntarthatóságért, hisz ha kevesebb papírt használnak, kevesebb hulladékot is termelnek, és kevesebb fa kerül kivágásra. Az e-dokumentumok ráadásul pontosan ugyanolyan hivatalos iratnak minősülnek, és az elektronikus aláírással hitelessé válnak. Ennek nagy előnye, hogy bárhonnan használható: nem kell emiatt irodai környezetet biztosítani.