A European Investment Bank “Who is prepared for the new digital age?” elemzése szerint a cégek számára komoly előnyt jelent a digitalizáció. Ez egy általános igazság, miközben az egyes digitalizált cégek hatékonysága között egy szegmensen belül is nagy különbség van. Az üzleti automatizáció és digitalizáció évek óta tartó térnyerését a Covid-járvány a munkaerőhiány és a jelenlegi világpolitikai helyzet is gyorsítja, de ezzel megnőtt az esélye annak is, hogy az egyes feladatokra kiválasztott rendszerek hatása a működésre összességében elmarad a várttól ‒ hívták fel a figyelmet Nagy Rita, a BDO Solutions üzletágának vezetője és munkatársa, Kemp Dániel IT-szakértő.

A vállalat egészére kiterjedő üzleti automatizációs folyamatok helyett a „quick-win” áll általában a szemlélet középpontjában, az elmúlt években pedig kezelhetetlen számú megoldás jelent meg a piacon azzal az ígérettel, hogy egy területet a legjobban digitalizálnak ‒ ez némelyikre szükségszerűen igaz is. A vállalati digitalizáció során azonban nem az a „feladat”, hogy minden egyes területre megtaláljuk a legjobb megoldást ‒ mutat rá Kemp Dániel. A vállalatok működése nem párhuzamos folyamatokból áll, ezért azt ekképpen modellezni is hiba. Az emberek mindenhol együtt dolgoznak, tudást és adatokat osztanak meg egymással. Az átfogó koncepció nélkül, „organikusan” kialakult IT struktúrában ez az információáramlás gyakran csak manuális átadással történhet, mert a különálló eszközök nehézkesen kommunikálnak, a tulajdonosok pedig időt és pénzt veszítenek ahelyett, hogy élveznék a digitalizáció előnyeit. A dolgozók már nem Excelben gyűjtik például a termelési adatokat, de újabb táblázatokat készítenek, hogy át tudják adni azokat egy másik részlegnek. Sok cégnek még a 2018-ban bevezetett Online Számlarendszerben rejlő lehetőségeket sem sikerült teljesen kiaknáznia. Kifejezetten gyakori például a pénzügyi részlegeknél, hogy tele vannak szervezeti egységeken átnyúló üzleti folyamatokkal, akár ezekhez társuló különálló automatizmusokkal is. A sok okos megoldás között azonban rengeteg potenciál elvész, a költségek pedig csak nőnek.

Optimális esetben először a vállalat végponttól végpontig terjedő, átfogó digitalizációs stratégiája készül el egy szakértő támogatásával, a céges folyamatok és az információáramlás ismeretében, és csak ezt követik tervezett sorrendben a különböző digitalizációs fejlesztések. A helyzet azonban többnyire nem ez ‒ emelte ki a BDO Solutions üzletágának vezetője. A vezetők gyakran csak akkor kérnek segítséget, amikor az elköltött milliók és a beszerzett rendszerek nem hozták meg a várt hatásokat. Ilyenkor már nem válasz, hogy „kezdjük az elejéről”. Tapasztalatainkra építve, éppen az ilyen helyzetekre fejlesztettük ki például pénzügyi területen egy webalkalmazást, ami képes harmonizálni a meglévő rendszereket, újra visszazárva a palackba a manuális adminisztráció szellemét és biztosítani az egyes alkalmazásokból korábban remélt előnyöket ‒ mondta Nagy Rita.

Gyakori, az is, hogy egy cégnél a tartalomkezelő, dokumentumkezelő, vagy az ERP rendszertől várják, hogy kitöltse a részrendszerek közötti kommunikációs hézagokat, de általában hiába. A dokumentumkezelő nem tud mit kezdeni a nem dokumentum formátumú adatokkal, a klasszikus ERP megoldások pedig ritkán képesek idegen alkalmazásokat integrálni, vagy önmagukban lefedni minden digitalizációs igényt. Ugyanígy nem elegendő a korábbi manuális folyamatok szimpla tükrözése sem, mert ezzel elveszthetjük az automatizációban rejlő lehetőségeket. A digitalizáció csak akkor hasznos, ha a nap végén sokkal több feladatot tudtunk elvégezni, mint korábban, ezért a fogalom elsősorban nem új szoftverek vagy hardvereszközök beszerzését jelenti, hanem egy gondolkodásmódot ‒ mutattak rá a szakemberek.