Továbbá az e-áfa szolgáltatás sok kisvállalkozás – becslésünk szerint mintegy a bevallásra kötelezettek 50%-a – számára jelenthet adminisztrációs könnyítést. Nekik igazán nem lesz más dolguk, mint gyorsan áttekinteni a tervezetet, és ha rendben találják, akkor jóváhagyni. Egyszerű esetben a könyvelő összeveti az ajánlatot a könyvelésből lehozható bevallással, ha egyezik, akkor csak jóvá kell hagyni, a NAV segített az ellenőrzésben.

Az egyedi módosítások helyett / mellett ugyanakkor sokak számára érdemes lehet rövid távon egy kis többletmunkát bevállalni, amellyel hosszabb távon hatékonyabbá tehetik bevallásaik elkészítését. Ezt pedig saját bevallási profil létrehozásával érhetik el. Beállíthatják saját céges, állandóan érvényes céges szabályaikat. Megadhatják például, hogy a mobilszámlák vagy a benzinköltség áfájának hányad részét kezelik levonandóként. A profil beállításait hónapról hónapra, gyakorlatilag a felmerülő problémák megoldása közben finomíthatják, és így egy idő után már csak egy-két ritka esetben lesz szükség egyedi beavatkozásra.

Ugyanakkor a profilok létrehozását a minél pontosabb tervezetek kiajánlása érdekében valószínűleg kisebb, egyszerűbb áfaszabályok szerint működő cégek fogják választani. A nagy forgalmú, összetett tevékenységű nagyvállalatok valószínűleg továbbra is saját ügyviteli rendszerükben maguk készítik majd el bevallásaikat, és csak ennek ellenőrzésére fogják használni az e-áfa adatait. Ha a saját adatok alapján kiszámolt egyenleg és az e-áfa adatai között minimális az eltérés, akkor valószínűleg egyszerűen beadják a saját bevallásukat. Arra azonban nagyon oda kell figyelniük, ha a különbség jelentős: százezres, milliós nagyságrendű. Ez arra utalhat, hogy valaki jogosulatlanul használja az adószámukat, a nevükre állíttat ki számlát. Ez az eltérés előbb vagy utóbb a hatóság kockázatelemző szoftvereinek is szemet fog szúrni, és ellenőrzésre jelölhetik ki a vállalkozást. Ha valaki ilyen eltérést tapasztal, akkor egy dolgot biztosan nem szabad tennie: egyszerűen, vizsgálat nélkül elfogadni a NAV tervezetét, mert szinte biztos, hogy a különbséget olyan számlák okozzák, amelyek nem a vállalkozás érdekében felmerült költségekről szólnak, hiába lenne örömteli az alacsonyabb fizetendő áfa.

Azok számára, akik az OPG adatokat a könyvelés automatizálására szeretnék felhasználni, arra kell készülniük, hogy ezek más módon fognak érkezni, mint az OSA adatai. Azt is érdemes ismételten kiemelni, hogy attól függetlenül, hogy az adatok online rendelkezésre állnak, az eredeti bizonylat és/vagy a bizonylat képe is szükséges lesz egy ellenőrzés esetén. „Az online számlaadatok lekönyvelése a számlák eredeti képi információi nélkül hibás bevallásokhoz és áfaellenőrzéshez vezethet. Annak tehát, aki eddig nem tudta a képek és adatok összekapcsolását, az automatizálást és a helyes archiválást egy rendszerben megoldani, az e-áfa bevezetése erre újabb lehetőséget adhat. Hiszen most már valóban minden adat rendelkezésre áll, így a fejlesztéssel jelentős anyagi és humán erőforrást lehet megtakarítani.” – hangsúlyozta Poór Károly.

Összefoglalva tehát az egyszerűsített számlák adatainak automatizált, de jó minőségű elérése tovább gyorsíthatja az adatrögzítést. Ugyanakkor az e-áfa használata nem kötelező, és nem célja, hogy a könyvelőkre vagy a vállalkozásokra többletterhet rakjon, ha egyszerűbb, gyorsabb és megbízhatóbb a saját rendszer alapján elkészíteni a bevallást, ennek sincs semmi akadálya. Annak pedig, hogy valaki gondolkodás nélkül jóváhagyja, óriási a kockázata. A tervezet elkészítésével ugyanis a hatóság nem veszi át a felelősséget az adózótól, továbbra is neki kell ellenőriznie, hogy az adatok megfelelnek-e a valós gazdasági eseményeknek.